Dalam rangka membangun komunikasi yang baik antara pihak sekolah dengan seluruh masyarakat lingkungan setempat khususnya dengan seluruh orang tua / wali murid maka dalam beberapa program yang terkait dengan pendidikan sekolah perlu adanya koordinasi dengan seluruh orang tua / wali peserta didik aktif di sekolah bersangkutan.
Salah satu kegiatan dalam membangun komunikasi maupun koordinasi dengan orang tua wali murid tersebut salah satunya adalah dengan melibatkan seluruh orang tua / wali murid untuk membahas, membicarakan, serta memusyawarahkan suatu program kegiatan sekolah yang akan dilaksanakan di sekolah bersangkutan dalam suatu rapat / pertemuan khusus.
Dan tentu dibutuhkan surat undangan yang dikirimkan kepada orang tua / wali murid yang dapat disampaikan melalui peserta didik masing-masing. Format surat tentunya memuat kop sekolah / madrasah, kepala surat, isi surat, serta penutup, serta harus diketik dengan rapi dan jelas (khususnya waktu / tanggal , tempat, dan kegiatan) agar surat undangan tersebut efektif tentunya juga harus bubuhi stempel resmi sekolah sekaligus ditandatangi oleh kepala sekolah.
